Processi e organizzazione
Process mining sul ciclo approvativo: tempo medio da 4 giorni a 1
Ogni azienda ha due processi: quello descritto nelle procedure e quello che accade davvero. Il process mining ricostruisce il secondo a partire dai log dei sistemi informativi — e di solito le sorprese non mancano.
Contesto
Il caso riguarda un'azienda del settore automotive con un ciclo approvativo che attraversava più reparti e più sistemi. Sulla carta il processo era chiaro; nella pratica, ogni reparto ne raccontava una versione diversa e nessuno sapeva dire dove il tempo si perdesse davvero.
Il problema
Un processo che nessuno vedeva per intero
Le approvazioni richiedevano in media quattro giorni, ma il dato aggregato nascondeva tutto: quali passaggi rallentavano, quante pratiche tornavano indietro, quante varianti dello stesso processo convivevano.
Discutere di come migliorare un processo che nessuno vede per intero produce opinioni, non decisioni. Serviva una fotografia oggettiva del flusso reale.
L'approccio
Il processo reale, ricostruito dai dati
Il process mining non richiede interviste né workshop di mappatura: parte dalle tracce che il processo lascia già nei sistemi.
01
Estrazione dei log
Le tracce del processo — chi ha fatto cosa e quando — estratte dai sistemi informativi che l'azienda già usa.
02
Ricostruzione del processo reale
L'analisi su 1.298 casi reali ha mostrato il flusso effettivo: percorsi, varianti, ritorni indietro e attese.
03
Quantificazione dei colli di bottiglia
Ogni rallentamento e ogni rilavorazione misurati in giorni e in casi: le priorità di intervento emergono dai numeri.
04
Ridisegno e automazione del flusso
Il processo ridisegnato sui dati e automatizzato nei passaggi che non richiedono giudizio umano.
I risultati
Da quattro giorni a uno
Con il processo reale davanti agli occhi, il ridisegno è stato una conseguenza: i numeri avevano già indicato dove intervenire.
Tempo medio
-73%
Il ciclo approvativo è passato da una media di 4 giorni a 1 dopo il ridisegno e l'automazione del flusso.
Casi analizzati
1.298
Il processo reale ricostruito su oltre milleduecento casi: una base oggettiva, non un campione di interviste.
Il processo com'è davvero
Visibile
Varianti, ritorni e attese quantificati: le decisioni di miglioramento si prendono sui dati.