# Quali processi aziendali conviene automatizzare con l’AI?

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Per scegliere un processo da automatizzare con l’AI, valuta frequenza, tempo assorbito, qualità dei dati, numero di eccezioni e conseguenze degli errori. Parti da un’attività circoscritta con un responsabile e un risultato verificabile. Confronta sempre l’AI con un’automazione a regole e misura il lavoro di controllo che rimane alle persone.

A cura di Seika Innovation.

Pubblicato: 2026-09-05 · Aggiornato: 2026-09-05

## AI, automazione a regole o analisi dati: cosa scegliere?

La scelta dipende dall’attività. Questa tabella è un orientamento operativo di Seika Innovation: il progetto va verificato sui dati e sulle eccezioni della singola impresa.

Confronto fra approcci al miglioramento di un processo

| Situazione | Approccio da valutare | Verifica prima di partire |
| --- | --- | --- |
| Dati strutturati e regole stabili | Automazione a regole o integrazione fra sistemi | Le eccezioni sono note e gestibili? |
| Testi o documenti variabili da interpretare | AI con validazione degli output | Esiste un campione rappresentativo con risposte corrette? |
| Report ripetitivi da fonti già disponibili | Modello dati e business intelligence | KPI, fonti e aggiornamenti sono definiti? |
| Attese e passaggi poco chiari | Mappatura del processo; process mining se esistono log adeguati | Sappiamo dove nasce il ritardo? |

## La checklist: sei domande prima di avviare il progetto

1. **Volume** — Quanti casi vengono gestiti ogni settimana? Raccogli volumi effettivi e picchi, distinguendo attività ricorrenti e occasionali.
2. **Tempo** — Quanto lavoro attivo richiede un caso? Separa lavorazione, attesa, verifica e correzione: automatizzare un passaggio può non ridurre l’attesa complessiva.
3. **Dati** — Dove sono gli input e chi può autorizzarne l’uso? Verifica completezza, formati, accessibilità e disponibilità di esempi rappresentativi.
4. **Eccezioni** — Quali casi escono dal flusso normale? Includili nella prova e definisci quando il sistema deve passare il lavoro a una persona.
5. **Controllo** — Chi verifica gli output e cosa succede se sono sbagliati? Definisci criteri di accettazione, responsabilità e possibilità di ripristinare il processo precedente.
6. **Adozione** — Chi è il referente operativo? Coinvolgi gli utilizzatori, prevedi formazione e verifica che il nuovo flusso venga effettivamente utilizzato.

## Come misurare il beneficio senza confondere stime e risultati

Confronta un campione del processo attuale con un campione rappresentativo del nuovo flusso, usando lo stesso perimetro. Registra tempo di lavorazione, tempo di controllo, correzioni, errori e casi completati. Le ore liberate indicano capacità disponibile: non equivalgono automaticamente a una riduzione di costo.

Esempio illustrativo, non un risultato cliente: 100 documenti richiedono 8 minuti ciascuno nel flusso attuale, cioè 800 minuti. Se il nuovo flusso richiede 3 minuti di verifica per documento e 60 minuti complessivi di correzioni, il lavoro residuo è 360 minuti. La differenza è 440 minuti sul campione. Occorre ancora valutare integrazione, licenze, manutenzione e qualità degli output.

- Misura i benefici su casi comparabili, includendo le eccezioni.
- Distingui tempo di esecuzione del sistema e tempo impiegato dalle persone.
- Concorda prima della prova una soglia di qualità accettabile.
- Estendi il progetto solo dopo aver verificato che i risultati si mantengano nel lavoro quotidiano.

## Quando conviene rimandare l’automazione

Rimanda il pilota se manca un referente, gli input non sono accessibili o non esiste un modo affidabile per verificare gli output. Se le regole del processo cambiano continuamente, può essere più utile chiarire prima ruoli e passaggi.

Per i rischi legati all’AI, il NIST AI Risk Management Framework offre un riferimento volontario per considerare affidabilità e gestione dei rischi durante progettazione, utilizzo e valutazione. La checklist di questa guida è un orientamento operativo, non una certificazione NIST.

## Come raccogliere le evidenze sul processo

Parti da interviste agli operatori, osservazione del lavoro e un campione di casi. Quando i sistemi registrano gli eventi del processo, il process mining può aiutare a ricostruire i flussi reali, individuare inefficienze e monitorare i KPI: è il tipo di analisi descritto nella documentazione Microsoft citata sotto.

Prima di un confronto con Seika, prepara una descrizione dell’attività, i sistemi coinvolti, i volumi indicativi, le principali eccezioni e il risultato desiderato. Nel form basta il contesto: gli eventuali documenti riservati si condividono successivamente tramite un canale concordato.

## Fonti e riferimenti

- [NIST — AI Risk Management Framework](https://www.nist.gov/itl/ai-risk-management-framework): Riferimento volontario per integrare affidabilità e gestione dei rischi nel ciclo di vita dei sistemi AI.
- [Microsoft Learn — Overview of process mining](https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/process-mining-overview): Uso dei dati evento per comprendere i processi reali, individuare inefficienze e monitorare KPI.

## Domande frequenti

### Qual è il primo processo da automatizzare?

Un’attività frequente e circoscritta, con input accessibili, eccezioni note e output verificabili. La priorità dipende dal problema aziendale e dal lavoro residuo di controllo, non dalla popolarità dello strumento.

### Serve sempre l’intelligenza artificiale?

No. Con dati strutturati e regole stabili può bastare un’integrazione o un’automazione a regole. L’AI va valutata quando è necessario interpretare input variabili, verificandone accuratezza e conseguenze degli errori.

### Quali dati servono per un primo confronto?

Descrizione del processo, sistemi coinvolti, volumi indicativi, tempi di lavoro, eccezioni e obiettivo. Per discutere il perimetro non occorre inserire documenti riservati nel form.

### Il tempo risparmiato è un risparmio economico?

Non automaticamente. Il tempo liberato può diventare maggiore capacità operativa; il beneficio economico dipende dal suo utilizzo e dai costi complessivi del progetto.

## Per approfondire

- [AI Assessment: metodo e deliverable](https://www.seikainnovation.com/servizi/ai-assessment)
- [Ottimizzazione dei processi](https://www.seikainnovation.com/servizi/ottimizzazione-processi)
- [Caso studio: gestione acquisti](https://www.seikainnovation.com/casi-studio/gestione-acquisti)
- [Caso studio: process mining](https://www.seikainnovation.com/casi-studio/process-mining)